Ferienwohnung verwalten lassen: Leistungen, Modelle, Ablauf

Was eine Ferienwohnungsverwaltung übernimmt

Eine Ferienwohnung zu vermieten heißt, ein kleines Beherbergungsgeschäft zu führen. Gäste fragen zu jeder Tageszeit, Portale wollen gepflegt werden, und zwischen zwei Aufenthalten muss die Wohnung in wenigen Stunden wieder bereit sein. Eine gute Verwaltung nimmt Ihnen diese Aufgaben ab:

• Inserat: Texte, Fotos und Ausstattung so darstellen, dass die Wohnung in den Suchergebnissen auffällt.
• Portale und Kalender: Airbnb, Booking.com und weitere Kanäle über einen Channel Manager synchron halten, damit es keine Doppelbuchungen gibt.
• Preise und Belegung: Preise nach Saison, Messen und Nachfrage anpassen und Mindestaufenthalte steuern.
• Gästekontakt: Anfragen beantworten, Buchungen bestätigen, Fragen während des Aufenthalts klären.
• Anreise: Schlüsselübergabe, Schlüsselbox oder digitales Schloss mit Self-Check-in.
• Reinigung und Wäsche: Termine planen, Qualität prüfen, Verbrauchsmaterial auffüllen.
• Abrechnung: Einnahmen, Kosten und Belegung regelmäßig und nachvollziehbar berichten.

Nicht jede Verwaltung macht alles. Lassen Sie sich schriftlich geben, welche dieser Aufgaben im Angebot enthalten sind und welche extra berechnet werden.

Drei Modelle: Vermarktung, Vollverwaltung, Anmietung

Die Modelle unterscheiden sich darin, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt und wer das Risiko trägt, wenn die Wohnung einmal leer steht:

1. 1Nur Vermarktung: Der Partner kümmert sich um Inserat, Reichweite, Anfragen und Preise. Sie bleiben Vermieter und organisieren Reinigung und Übergabe selbst oder mit eigenen Dienstleistern.
2. 2Vollverwaltung: Der Partner übernimmt zusätzlich Anreise, Reinigung, Wäsche und kleine Reparaturen. Sie bleiben Vermieter und tragen das Leerstandsrisiko. Die Vergütung richtet sich meist nach dem Umsatz.
3. 3Anmietung: Der Partner mietet Ihre Wohnung und vermietet sie auf eigenes Risiko weiter. Sie erhalten eine feste Miete, unabhängig von der Belegung, haben aber keinen Anteil an guten Monaten.

Welches Modell passt, hängt davon ab, wie viel Sie selbst tun wollen und wie wichtig Ihnen planbare Einnahmen sind.

Was Sie vorher rechtlich klären sollten

Eigentumswohnung: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Vermietung an täglich oder wöchentlich wechselnde Feriengäste grundsätzlich zur zulässigen Wohnnutzung gehört (Urteil vom 15. Januar 2010, V ZR 72/09). Ausschließen können sie die Teilungserklärung oder eine Vereinbarung aller Eigentümer. Ein Verbot per Mehrheitsbeschluss ist nach einem späteren Urteil nur wirksam, wenn alle Eigentümer zustimmen (12. April 2019, V ZR 112/18). Lesen Sie deshalb zuerst Ihre Teilungserklärung.

Zweckentfremdung in Hannover: Nach der Satzung der Landeshauptstadt vom 26. Juni 2025 gilt Wohnraum als zweckentfremdet, wenn er mehr als insgesamt zwölf Wochen im Kalenderjahr tage- oder wochenweise als Ferienwohnung vermietet wird. Dafür brauchen Sie eine Genehmigung der Stadt. Für Wohnraum, der schon vor dem 1. Januar 2019 rechtmäßig an Gäste vermietet wurde, gilt eine Ausnahme. Wer genehmigungspflichtig vermietet, darf ohne Genehmigung auch nicht dafür werben.

EU-Regeln: Seit dem 20. Mai 2026 gilt die EU-Verordnung über Kurzzeitvermietungen (EU 2024/1028). Eine Registrierungsnummer brauchen Sie danach nur dort, wo Ihre Gemeinde ein Registrierungsverfahren eingeführt hat. Die Satzung der Stadt Hannover von 2025 sieht keine Registrierungsnummer vor. Prüfen Sie vor dem Start trotzdem den aktuellen Stand bei der Stadt.

Steuern und Meldepflichten

Umsatzsteuer: Die kurzfristige Vermietung an Gäste ist nicht von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG) und unterliegt dem ermäßigten Steuersatz (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Ob Sie als Kleinunternehmer gelten und wie die Einnahmen in der Einkommensteuer erfasst werden, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Meldeschein: Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ist die besondere Meldepflicht für inländische Gäste in Beherbergungsstätten zum 1. Januar 2025 entfallen. Für ausländische Gäste bleibt sie bestehen. Eine gute Verwaltung erledigt das digital beim Check-in.

Woran Sie eine gute Verwaltung erkennen

Bevor Sie unterschreiben, sollten Sie diese Fragen beantworten können:

• Welche Aufgaben sind enthalten, welche kosten extra?
• Wie schnell antwortet die Verwaltung Gästen, auch am Wochenende?
• Wer reinigt, und wie wird die Qualität geprüft?
• Wie oft und wie genau erhalten Sie Abrechnung und Belegungsbericht?
• Wem gehören Inserat, Bewertungen und Gästedaten, wenn Sie den Vertrag beenden?
• Wie lange läuft der Vertrag, und wie können Sie kündigen?
• Kennt der Partner die Regeln in Ihrer Stadt, etwa die Zweckentfremdungssatzung?

Fragen Sie nach Referenzwohnungen in Ihrer Stadt und lesen Sie deren Bewertungen auf den Portalen. Sie zeigen, wie Gäste die Betreuung erleben.

So läuft der Start ab

Der Weg zur ersten Buchung folgt fast immer denselben Schritten:

1. 1Erstgespräch und Besichtigung: Lage, Größe, Ausstattung und Ihre Ziele.
2. 2Rechtlicher Check: Teilungserklärung, Genehmigung, Steuer.
3. 3Einrichtung prüfen: was fehlt für Gäste, etwa Bettwäsche, Küche, WLAN oder Arbeitsplatz.
4. 4Fotos und Inserat erstellen, Preise festlegen.
5. 5Zugang einrichten, zum Beispiel mit digitalem Schloss für Self-Check-in.
6. 6Live gehen und nach den ersten Buchungen nachjustieren.

So arbeiten wir bei GREYGREEN

GREYGREEN aus Hannover betreibt selbst Apartments für die Kurzzeit- und die möblierte Langzeitvermietung. Für Eigentümer bieten wir beide Wege: Bei der Vermarktung bleiben Sie Vermieter, und wir übernehmen Präsentation, Reichweite, Anfragen und Buchungen sowie Preise und Belegung. Bei der Anmietung mieten wir Ihre Wohnung und zahlen eine feste Miete, das Leerstandsrisiko liegt dann bei uns.

Unsere Praxis kommt aus dem eigenen Betrieb: Unser Aparthotel Grünewald in Hannover hat 29 Zimmer mit 49 Betten und läuft mit Self-Check-in und digitalen Schlössern. Dieselben Abläufe nutzen wir für die Apartments, die wir vermarkten.